Tạo hợp đồng lao động online là công cụ soạn hợp đồng lao động ngay trên trình duyệt của Công Cụ Việt, cho ra file Word và PDF đầy đủ nội dung bắt buộc kèm chữ ký hai bên, đồng thời có bản trống để tải về tự điền tay. Dù doanh nghiệp cần ký hợp đồng không xác định thời hạn, hợp đồng xác định thời hạn 12 đến 36 tháng hay ghi riêng giai đoạn thử việc, công cụ đều có mẫu tương ứng bám theo Bộ luật Lao động 2019. Thông tin chỉ xử lý trên thiết bị của bạn, không cần đăng ký tài khoản và hoàn toàn miễn phí.
Hợp đồng lao động là gì và vì sao thỏa thuận miệng không đủ?
Theo Điều 13 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Khoản 2 nói thêm: một văn bản mang tên khác mà có đủ nội dung về việc làm có trả công, tiền lương, cùng sự quản lý, điều hành của một bên thì vẫn được coi là hợp đồng lao động. Tên gọi không quyết định bản chất, nội dung bên trong mới quyết định.
Thỏa thuận miệng rất mong manh. Lương thỏa thuận 12 triệu nhưng không ghi rõ gồm khoản nào, ngày nào trả, mức nào làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội, thì mỗi tháng bảng lương lại là một lần giải thích lại. Hợp đồng bằng văn bản theo Điều 14 được lập thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, cả hai bản có giá trị ngang nhau khi đối chiếu.
Hồ sơ của một nhân viên thường bắt đầu từ sơ yếu lý lịch ở khâu tuyển dụng, tới hợp đồng lao động khi nhận việc, và khép lại bằng đơn xin nghỉ việc nếu sau này chấm dứt. Công cụ tạo hợp đồng lao động online của Công Cụ Việt lo phần ở giữa: soạn toàn văn theo khung luật, gắn chữ ký và tải file về ký.
| Tính năng | Bạn nhận được | Hợp với ai / việc gì |
|---|---|---|
| Bốn mẫu hợp đồng soạn sẵn | Toàn văn đủ 10 nội dung chủ yếu của Điều 21, chia theo từng loại thời hạn | Doanh nghiệp nhỏ lần đầu thuê người chính thức |
| Cảnh báo thử việc theo luật | Cảnh báo khi số ngày thử việc vượt trần Điều 25 hoặc lương thử việc dưới 85% | Vị trí cần thử việc dài ngày, dễ ghi quá tay |
| Đọc tiền bằng chữ tự động | Lương và từng khoản phụ cấp có dòng bằng chữ đi kèm, tổng thu nhập tự cộng | Kế toán, nhân sự soạn nhiều hợp đồng giống nhau |
| Hai chữ ký online | Ảnh chữ ký hai bên được cắt, tách nền và dán đúng khối ký | Ký duyệt từ xa, lưu bản nháp đã ký |
| Tải Word, PDF đã điền hoặc bản trống | File hoàn chỉnh mang đi ký, hoặc bản gốc trống để tự điền tay | Cả hai cách làm việc, trên giấy lẫn trên máy |
Dùng giấy khoán việc cho công việc thường xuyên. Nhân viên bán hàng làm theo ca, chịu sự sắp xếp và giám sát hằng ngày, thì quan hệ đó mang bản chất lao động dù tờ giấy ký ban đầu ghi là hợp đồng khoán hay cộng tác viên. Theo khoản 2 Điều 13, văn bản đó vẫn được coi là hợp đồng lao động, kéo theo nghĩa vụ bảo hiểm đi kèm.
Hai loại hợp đồng theo Điều 20 và thời gian thử việc tối đa theo Điều 25
Về loại hợp đồng, Điều 20 chỉ còn hai loại: không xác định thời hạn (không ghi thời điểm chấm dứt) và xác định thời hạn, với thời hạn không quá 36 tháng. Từ hai loại này, công cụ chia thành các mẫu cụ thể:
| Hạng mục | Mức trần / quy định | Căn cứ |
|---|---|---|
| Hợp đồng lao động không xác định thời hạn | Không xác định thời điểm chấm dứt hiệu lực | Điều 20 |
| Hợp đồng lao động xác định thời hạn | Thời hạn không quá 36 tháng | Điều 20 |
| Thử việc: công việc của người quản lý doanh nghiệp | Tối đa 180 ngày | Điều 25 |
| Thử việc: công việc cần trình độ cao đẳng trở lên | Tối đa 60 ngày | Điều 25 |
| Thử việc: công việc cần trình độ trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ | Tối đa 30 ngày | Điều 25 |
| Thử việc: các công việc còn lại | Tối đa 6 ngày làm việc | Điều 25 |
- Mẫu 1, xác định thời hạn 12 đến 36 tháng: mẫu dùng nhiều nhất ở doanh nghiệp nhỏ, ngày kết thúc tự tính theo ngày bắt đầu và số tháng đã chọn.
- Mẫu 2, không xác định thời hạn: chỉ ghi ngày bắt đầu, hợp với nhân sự gắn bó lâu dài hoặc ký tiếp sau hai lần xác định thời hạn.
- Mẫu 3, công việc nhất định dưới 12 tháng: vẫn là hợp đồng xác định thời hạn theo Điều 20, dùng cho công việc có hồi kết rõ ràng. Bộ luật 2019 đã bỏ loại hợp đồng mùa vụ riêng.
- Mẫu 4, hợp đồng thử việc: văn bản riêng theo khoản 1 Điều 24, ghi thời gian thử việc và hai mức lương song song nhau.
Đi kèm trần thời gian là sàn lương thử việc: theo Điều 26, lương thử việc ít nhất bằng 85% mức lương của công việc đó. Hợp đồng dưới 01 tháng thì không áp dụng thử việc, theo khoản 3 Điều 24.
10 nội dung bắt buộc của Điều 21: đọc hợp đồng theo từng nhóm điều khoản
Một điểm cần nói rõ ngay: hợp đồng lao động không có mẫu luật định duy nhất. Luật buộc hợp đồng phải có đủ 10 nội dung chủ yếu tại Điều 21, gồm thông tin hai bên, công việc và địa điểm, thời hạn, lương và phụ cấp, nâng bậc nâng lương, thời giờ làm việc và nghỉ ngơi, bảo hộ lao động, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, đào tạo bồi dưỡng. Bốn mẫu trong công cụ đều bám đủ 10 nội dung này, thể thức theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Nhóm định danh: thông tin hai bên, công việc, địa điểm và thời hạn
Ba nội dung đầu định danh văn bản: ai ký với ai, làm công việc gì tại địa điểm nào, và hợp đồng kéo dài bao lâu. Phần thời hạn trong nhóm này nối thẳng sang bảng loại hợp đồng ở mục trên: chọn loại xác định thời hạn thì ngày bắt đầu và ngày kết thúc phải ghi cụ thể, như cách ví dụ trong bài ghi rõ 24 tháng từ ngày 01/03/2027 đến ngày 28/02/2029.
Nhóm tiền lương: mức lương, phụ cấp và chế độ nâng bậc, nâng lương
Nhóm này gồm mức lương, hình thức và thời hạn trả lương, phụ cấp cùng các khoản bổ sung khác, và chế độ nâng bậc, nâng lương. Đây là nhóm cần đọc chậm nhất, vì mức lương ghi trong hợp đồng cũng là căn cứ đóng bảo hiểm. Ở ví dụ trong bài, lương 12.000.000 đồng/tháng được giữ nguyên làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, còn phụ cấp ghi thành hai dòng riêng thay vì gộp vào lương.
Nhóm thời giờ và an toàn: thời giờ làm việc, nghỉ ngơi và bảo hộ lao động
Nhóm này gồm thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi và trang bị bảo hộ lao động cho người lao động. Ở ví dụ trong bài, phần này ghi 8 giờ mỗi ngày, không quá 48 giờ mỗi tuần, nghỉ hằng tuần vào Chủ nhật và 12 ngày nghỉ hằng năm hưởng nguyên lương.
Nhóm bảo hiểm và đào tạo: bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp và bồi dưỡng trình độ
Nhóm cuối gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, và nội dung đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, kỹ năng nghề. Ba khoản bảo hiểm bắt buộc đi theo hợp đồng từ đủ 01 tháng trở lên, nên đây cũng là nhóm cho thấy ngay hợp đồng ghi lương đóng bảo hiểm ở mức nào.
Bốn lỗi thường gặp nằm ngay trên mặt giấy
Ghi lương trên hợp đồng thấp hơn lương thực trả. Cách làm này thường nhằm giảm số tiền đóng bảo hiểm. Hệ quả đến từ hai phía: doanh nghiệp có nguy cơ bị truy thu phần bảo hiểm còn thiếu kèm tiền lãi chậm đóng, còn người lao động bị tính các chế độ ốm đau, thai sản, thất nghiệp và lương hưu trên mức lương thấp đã ghi. Ở ví dụ trên, lương theo công việc là 12.000.000 đồng thì hợp đồng ghi đúng 12.000.000 đồng làm căn cứ đóng bảo hiểm.
Phần thử việc ghi theo thói quen. Thử việc 3 tháng cho nhân viên nghiệp vụ là vượt trần 30 ngày của nhóm đó, và lương thử việc ghi 70% hay 80% lương chính là dưới sàn 85% của Điều 26. Cả hai lỗi nằm ngay trên mặt giấy, đọc một lượt là thấy. Công cụ có cảnh báo cho cả hai trường hợp khi soạn thảo, nhưng con số hai bên ký vào mới là con số có hiệu lực.
Thiếu chữ ký đúng thẩm quyền và thiếu bản lưu cho người lao động. Người ký bên phía doanh nghiệp phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ, kèm đóng dấu nếu doanh nghiệp có dùng con dấu. Ký xong mà doanh nghiệp giữ cả hai bản cũng sai Điều 18: mỗi bên giữ 01 bản.
Để trống các nội dung chủ yếu. Công việc ghi chung chung là nhân viên, địa điểm làm việc bỏ trống, phụ cấp gộp một cục vào lương không tách khoản. Từng chỗ trống đó đều thuộc 10 nội dung của Điều 21, và đều là điểm dễ sinh tranh chấp nhất.
Ví dụ: doanh nghiệp nhỏ ký hợp đồng 24 tháng cho nhân viên kinh doanh
Cửa hàng nhận một nhân viên kinh doanh có bằng cao đẳng. Hai bên ký hợp đồng thử việc riêng 60 ngày, đúng trần của nhóm cao đẳng tại Điều 25. Lương của công việc là 12.000.000 đồng/tháng, nên lương thử việc chốt ở mức tối thiểu luật cho phép:
12.000.000 × 85% = 10.200.000 đồng/tháng
Thử việc đạt yêu cầu, hai bên ký hợp đồng xác định thời hạn theo Mẫu 1: 24 tháng, từ ngày 01/03/2027 đến ngày 28/02/2029. Mức lương giữ nguyên 12.000.000 đồng/tháng, đồng thời là căn cứ đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Phụ cấp ghi hai dòng riêng: ăn trưa 800.000 đồng/tháng, điện thoại và xăng xe 500.000 đồng/tháng. Tổng thu nhập hằng tháng là 13.300.000 đồng, trả chuyển khoản vào ngày 05 của tháng sau. Cần nhìn chiều ngược lại từ số thực nhận về lương gộp, bạn dùng thêm công cụ tính lương Net sang Gross trước khi chốt con số đưa vào hợp đồng.
Phần thời giờ ghi: 8 giờ mỗi ngày, không quá 48 giờ mỗi tuần, nghỉ hằng tuần vào Chủ nhật. Nghỉ hằng năm là 12 ngày làm việc, hưởng nguyên lương, đúng mức cơ bản tại Điều 113. Nâng lương xét ít nhất mỗi năm một lần theo quy chế của doanh nghiệp. Ba nơi dùng chung một bộ số: hợp đồng, bảng lương và tờ khai bảo hiểm.
Checklist áp dụng nhanh trước khi đặt bút ký
- Đối chiếu đủ 10 nội dung chủ yếu của Điều 21, nhất là mức lương làm căn cứ đóng bảo hiểm, phụ cấp tách dòng và thời hạn trả lương; số trên hợp đồng phải khớp bảng lương tháng đầu.
- Kiểm tra thời hạn đúng khung Điều 20 (xác định thời hạn không quá 36 tháng), thử việc không vượt trần Điều 25, lương thử việc đạt ít nhất 85%.
- Ký đủ hai bản, đúng người có thẩm quyền, giao người lao động giữ 01 bản; file Word mà máy chưa có phần mềm đọc thì mở bằng Word Online của Công Cụ Việt.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng lao động ký qua phương tiện điện tử có giá trị pháp lý không?
Có. Khoản 1 Điều 14 quy định hợp đồng giao kết qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo pháp luật về giao dịch điện tử thì có giá trị như hợp đồng bằng văn bản. Điều kiện là việc ký phải đúng quy định về giao dịch điện tử, thường là chữ ký số hoặc hệ thống ký có xác thực danh tính hai bên. Ảnh chữ ký dán vào file trong công cụ này phục vụ khâu soạn thảo và lưu bản nháp; muốn ký điện tử chính thức, doanh nghiệp nên dùng một dịch vụ ký số hợp lệ, hoặc in bản giấy ký tươi.
Bộ luật 2019 còn ký được hợp đồng mùa vụ dưới 12 tháng không?
Tên gọi mùa vụ đã bị bỏ. Bộ luật 2019 gộp các công việc ngắn hạn vào loại xác định thời hạn, thời hạn do hai bên chọn trong khung không quá 36 tháng, kể cả dưới 12 tháng như Mẫu 3. Hai lưu ý đi kèm: công việc thường xuyên thì không nên cắt nhỏ thành nhiều hợp đồng ngắn nối nhau để né chế độ dài hạn, và hợp đồng dưới 01 tháng thì không áp dụng thử việc.
Hợp đồng xác định thời hạn hết hạn, ký tiếp lần nữa phải chọn loại nào?
Theo khoản 2 Điều 20, khi hợp đồng xác định thời hạn hết hạn mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc, hai bên phải ký hợp đồng mới. Nếu hợp đồng mới vẫn là loại xác định thời hạn thì chỉ được ký thêm 01 lần; sau lần đó, người lao động còn tiếp tục làm việc thì bắt buộc chuyển sang loại không xác định thời hạn. Đếm theo ví dụ trên: hợp đồng 24 tháng từ 01/03/2027 là lần thứ nhất, hai bên được ký thêm một lần xác định thời hạn nữa, lần ký sau đó phải là không xác định thời hạn. Trường hợp đặc biệt như lao động cao tuổi hoặc lao động nước ngoài có quy định riêng.
Nội dung bài viết và các mẫu trong công cụ chỉ mang tính tham khảo để soạn thảo, không thay thế tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể; trước khi ký chính thức, hai bên nên đối chiếu lại văn bản Bộ luật Lao động 2019 hiện hành và hỏi phòng nhân sự hoặc luật sư khi hợp đồng có điều khoản đặc thù.