Về khung pháp lý: pháp luật hiện hành không ban hành biểu mẫu bắt buộc cho biên bản đối chiếu / xác nhận công nợ. Đây là chứng từ kế toán theo Luật Kế toán 2015: chứng từ phải có đủ nội dung chủ yếu (tên chứng từ, ngày lập, tên và địa chỉ của các bên, nội dung nghiệp vụ, số lượng – giá trị, chữ ký của người lập và những người liên quan). Biên bản đối chiếu là cách hai bên ghi nhận bằng văn bản rằng số liệu phải thu / phải trả trên sổ sách của hai phía đã khớp nhau tại ngày chốt, thường lập vào cuối kỳ kế toán, khi thanh lý hợp đồng hoặc khi bàn giao công việc kế toán công nợ.
Về các mẫu trong công cụ: Mẫu 1 theo cấu trúc biên bản đối chiếu công nợ chi tiết đang dùng phổ biến trong doanh nghiệp (bộ mẫu của MISA AMIS, FAST và các thư viện kế toán): số dư đầu kỳ, bảng kê từng chứng từ phát sinh (ngày, số chứng từ, nội dung, phát sinh nợ, số đã thanh toán), tổng phát sinh và số dư cuối kỳ chốt bằng số và bằng chữ. Mẫu 2 là dạng biên bản xác nhận công nợ rút gọn dùng khi hai bên chỉ cần chốt một số dư cuối kỳ, phổ biến trong thư xác nhận công nợ gửi khách hàng / nhà cung cấp cuối năm. Mọi câu chữ được viết lại thống nhất, không sao chép nguyên văn một mẫu cụ thể.
Về người ký: biên bản có giá trị khi người ký là đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp lệ; kế toán trưởng (nếu ký kèm) xác nhận về mặt số liệu. Doanh nghiệp có con dấu thì đóng dấu theo quy định nội bộ và điều lệ. Với đối tác là cá nhân, cần ghi rõ họ tên, địa chỉ và số CCCD để bảo đảm ràng buộc trách nhiệm.
Lưu ý khi dùng: số dư trong biên bản nên khớp với sổ chi tiết tài khoản phải thu / phải trả (131, 331…) tại cùng ngày chốt. Toàn bộ thông tin bạn nhập và ảnh chữ ký chỉ xử lý ngay trên trình duyệt của bạn, không gửi lên máy chủ của Công Cụ Việt.
