Tạo giấy ủy quyền online là công cụ soạn giấy ủy quyền ngay trên trình duyệt của Công Cụ Việt, cho ra file Word và PDF ghi rõ phạm vi việc được làm thay kèm chữ ký, đồng thời có bản trống để tải về tự điền tay. Dù bạn cần ủy quyền nhận hồ sơ và bằng cấp, nộp thủ tục hành chính thay, hay xử lý một giao dịch dân sự khi đang ở xa, công cụ đều có mẫu theo tình huống và nhắc rõ trường hợp nào cần mang đi chứng thực hoặc công chứng. Thông tin chỉ xử lý trên thiết bị của bạn, không cần đăng ký tài khoản và hoàn toàn miễn phí.
Ủy quyền là gì và ủy quyền được những việc gì?
Theo Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015, cá nhân và pháp nhân được ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự thay phía ủy quyền. Giấy ủy quyền cá nhân là văn bản ghi nhận việc ủy quyền đó: ai giao việc, ai nhận việc, được làm những việc gì và trong bao lâu.
Hợp đồng ủy quyền theo Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015 là sự thỏa thuận giữa hai bên, trong đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, còn bên ủy quyền chỉ trả thù lao khi có thỏa thuận hoặc pháp luật quy định. Hợp đồng là cam kết hai chiều với đầy đủ quyền và nghĩa vụ của cả hai phía, còn giấy ủy quyền là văn bản một phía ghi nhận việc giao việc. Việc lớn hoặc kéo dài thường được lập thành hợp đồng.
Một điểm hay bị nhầm là công chứng. Công chứng hay chứng thực là hình thức xác nhận của cơ quan có thẩm quyền lên chữ ký hoặc lên nội dung văn bản, áp dụng cho cả hai loại văn bản ủy quyền tùy tính chất công việc. Mọi văn bản mang đi công chứng đều bắt đầu từ một bản thảo ghi đúng nội dung, phần việc công cụ của Công Cụ Việt xử lý sẵn.
| Tính năng | Bạn nhận được | Hợp với |
|---|---|---|
| 6 mẫu theo tình huống | Ủy quyền chung, nhận hồ sơ văn bằng, nhận tiền thay, thủ tục xe cộ, giao dịch ngân hàng, làm việc với cơ quan nhà nước và tố tụng | Người cần đúng mẫu cho đúng việc |
| Phạm vi và thời hạn ghi rõ | Toàn quyền trong nội dung đã ghi hoặc giới hạn cụ thể, thời hạn đến khi xong việc, theo ngày hoặc 01 năm theo Điều 563 | Việc làm thay một lần như nhận hồ sơ, nhận tiền hộ |
| Hai vùng chữ ký | Chữ ký hai bên trên cùng một văn bản, cắt và tách nền ngay trên trình duyệt | Nơi tiếp nhận yêu cầu cả hai bên cùng ký như hồ sơ BHXH |
| Tải Word và PDF, kèm bản trống | File đã điền sẵn để in ngay, hoặc bản gốc trống để tự điền bằng tay | Người cần sửa nhanh trên máy hoặc quen điền tay |
| Nguồn mẫu ghi ngay trên công cụ | Căn cứ Điều 138, Điều 562 đến 568 Bộ luật Dân sự 2015, thể thức Nghị định 30/2020/NĐ-CP | Người muốn biết mẫu đang dùng dựa trên quy định nào |
Những việc thường ủy quyền và lưu ý công chứng
Mẫu 1, ủy quyền chung, dùng cho các việc dân sự thông thường: thông tin hai bên, nội dung việc, phạm vi, thời hạn, thù lao và cam kết. Mẫu 2, nhận văn bằng, chứng chỉ và hồ sơ thay, thuộc nhóm nộp hộ, nhận hộ hồ sơ được chứng thực chữ ký theo Thông tư 01/2020/TT-BTP. Mẫu 3, nhận tiền thay, phục vụ nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp; quyền ủy quyền nhận lương hưu và trợ cấp BHXH nằm tại khoản 6 Điều 18 Luật Bảo hiểm xã hội. Hồ sơ nhận BHXH một lần dùng mẫu số 13-HSB hoặc hợp đồng ủy quyền, có chứng thực chữ ký của cả hai bên.
Mẫu 4, thủ tục xe cộ, ghi thêm nhãn hiệu, biển kiểm soát, số khung, số máy và số giấy đăng ký xe. Mẫu 5, giao dịch ngân hàng, có dòng kính gửi ngân hàng, số tài khoản hoặc số sổ tiết kiệm, phạm vi tách theo tài khoản thanh toán và thẻ tiết kiệm. Mẫu 6, làm việc với cơ quan nhà nước và tố tụng, dùng với UBND, cơ quan thuế, BHXH, tố tụng, và ghi sẵn loại trừ cho việc đương sự phải trực tiếp thực hiện như kết hôn, lập di chúc.
Giới hạn cần nhớ nằm ở khâu chứng thực và công chứng. Theo Thông tư 01/2020/TT-BTP, chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền chỉ áp dụng khi việc ủy quyền không có thù lao, không kèm nghĩa vụ bồi thường, không liên quan đến chuyển quyền đối với tài sản hay quyền sử dụng đất, và thuộc một trong bốn trường hợp: nộp hộ, nhận hộ hồ sơ giấy tờ; nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp; vay vốn tại Ngân hàng Chính sách xã hội trong hộ gia đình. Ngoài các trường hợp đó, nơi tiếp nhận yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch. Ủy quyền liên quan đến quyền sử dụng đất, nhà ở, hoặc mua bán, sang tên xe phải lập thành hợp đồng ủy quyền có công chứng hoặc chứng thực, và file tải về khi đó là bản thảo đã điền đầy đủ nội dung để mang đi công chứng. Nhu cầu ghi nhận một khoản vay giữa hai cá nhân thì dùng tạo giấy vay tiền sẽ đúng việc hơn.
| Việc ủy quyền | Giấy tờ thường kèm theo | Công chứng, chứng thực |
|---|---|---|
| Nhận lương hưu, trợ cấp, phụ cấp, bưu phẩm thay | Giấy ủy quyền, căn cước công dân hai bên | Chứng thực chữ ký (Thông tư 01/2020/TT-BTP); hồ sơ BHXH một lần cần chữ ký cả hai bên |
| Nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, văn bằng, chứng chỉ | Giấy ủy quyền, căn cước người đi thay, bản sao căn cước người ủy quyền | Chứng thực chữ ký nếu không có thù lao, không kèm bồi thường, không chuyển quyền tài sản |
| Làm thủ tục tại UBND, cơ quan thuế, cơ quan BHXH | Giấy ủy quyền kèm hồ sơ gốc của thủ tục | Tùy yêu cầu từng thủ tục; việc gắn nhân thân như kết hôn, lập di chúc không ủy quyền được |
| Giao dịch ngân hàng, tài khoản, sổ tiết kiệm | Giấy ủy quyền ghi số tài khoản, số sổ tiết kiệm, căn cước hai bên | Nhiều ngân hàng có mẫu riêng, lập tại quầy; hỏi trước chi nhánh |
| Thủ tục xe cộ, mua bán và sang tên xe | Giấy ủy quyền ghi biển kiểm soát, số khung, số máy, đăng ký xe | Hợp đồng ủy quyền công chứng hoặc chứng thực |
| Việc liên quan quyền sử dụng đất, nhà ở | Hợp đồng ủy quyền, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, nhà ở | Hợp đồng ủy quyền công chứng hoặc chứng thực; file trong công cụ là bản thảo |
Ngân hàng là trường hợp đặc biệt nữa: nhiều ngân hàng có mẫu riêng, yêu cầu lập tại quầy và giới hạn thời hạn theo quy định nội bộ. Trước khi dùng Mẫu 5, bạn nên hỏi chi nhánh nơi mở tài khoản để tránh sai biểu mẫu.
Thời hạn ủy quyền và khi nào ủy quyền chấm dứt
Phần hay bị bỏ trống nhất là thời hạn. Điều 563 Bộ luật Dân sự 2015 quy định thời hạn do các bên thỏa thuận, trường hợp không có thỏa thuận và pháp luật không quy định thì ủy quyền có hiệu lực 01 năm kể từ ngày xác lập. Khoảng mặc định này dài hơn nhu cầu của việc làm thay một lần, nên hãy ghi mốc ngày cụ thể hoặc mốc hoàn thành công việc.
Việc ủy quyền chấm dứt khi hết thời hạn đã ghi, khi công việc đã hoàn thành, hoặc khi một bên là cá nhân qua đời, bị tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự. Trước các mốc đó, Điều 569 Bộ luật Dân sự 2015 cho phép mỗi bên đơn phương chấm dứt bất cứ lúc nào: có thù lao thì bên ủy quyền phải trả thù lao tương ứng phần việc đã làm và bồi thường thiệt hại, bên được ủy quyền chấm dứt cũng phải bồi thường nếu có; không thù lao thì chỉ cần báo trước một thời gian hợp lý. Bên ủy quyền phải báo bằng văn bản cho người thứ ba tiếp nhận hồ sơ, vì không báo thì giao dịch với người thứ ba vẫn có hiệu lực. Điều 565 cũng buộc bên được ủy quyền báo cho người thứ ba về thời hạn, phạm vi ủy quyền.
Ví dụ xuyên suốt: ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp từ Bình Dương ra Hà Nội
Anh Trần Văn Đức, sinh năm 1998, đang làm việc tại thành phố Dĩ An, tỉnh Bình Dương. Trường đại học tại Hà Nội thông báo phát bằng cử nhân và bảng điểm trong ba ngày, từ 12/11/2026 đến 14/11/2026. Đức không xin nghỉ phép được vào đúng đợt phát bằng, nên ủy quyền cho chị gái Trần Thị Mai đang ở Hà Nội nhận thay.
Giấy ủy quyền của Đức được lập ngày 05/11/2026 theo Mẫu 2, phần nội dung ghi đúng ba đầu việc: nhận bằng cử nhân, nhận bảng điểm và ký vào sổ giao nhận văn bằng. Phạm vi chọn theo hướng giới hạn cụ thể: chị Mai chỉ thực hiện ba việc đã ghi, không nhận thay giấy tờ khác và không được ủy quyền lại cho người thứ ba. Thời hạn ghi từ ngày 05/11/2026 đến hết ngày 31/12/2026, thù lao là không có thù lao.
Vì nhận hộ hồ sơ thuộc nhóm được chứng thực chữ ký, Đức mang bản in tới UBND phường nơi cư trú chứng thực chữ ký trước khi gửi ra Hà Nội. Ngày 13/11/2026, chị Mai đến phòng đào tạo, xuất trình giấy ủy quyền đã chứng thực kèm căn cước công dân của chị và bản sao căn cước công dân của Đức, ký sổ và nhận đủ bằng, bảng điểm. Khi trao lại giấy tờ cho Đức, hai chị em lập thêm văn bản bằng công cụ tạo biên bản bàn giao, ghi rõ đã nhận đủ bản chính, tránh tranh cãi khi giấy tờ thất lạc.
Điểm đáng học ở ví dụ này là độ cụ thể: nơi tiếp nhận biết ngay người đi thay được làm gì, đến ngày nào thì hết quyền. Tờ giấy ghi chung chung dễ bị hỏi lại hoặc bị từ chối.
Checklist áp dụng nhanh
Những lỗi thường gặp khiến giấy ủy quyền bị trả lại
Lỗi đầu tiên là phạm vi ghi quá rộng. Cụm từ kiểu toàn quyền quyết định mọi việc khiến nơi tiếp nhận dè chừng, vì quyền của người đi thay vượt xa nhu cầu thật. Ghi rõ từng đầu việc như ví dụ ở mục trước sẽ nhẹ nhàng hơn hẳn.
Lỗi thứ hai là bỏ trống thời hạn: văn bản mặc định có hiệu lực 01 năm theo Điều 563; thời hạn và các mốc chấm dứt nằm ở mục ngay phía trên.
Nhóm lỗi thứ ba nằm ở thông tin và chữ ký: số căn cước công dân ghi sai một chữ số, địa chỉ thường trú chép theo trí nhớ, thiếu chữ ký của người được ủy quyền trong khi nơi tiếp nhận yêu cầu cả hai bên cùng ký như hồ sơ BHXH một lần. Lỗi thứ tư là dùng sai hình thức văn bản: cầm bản chụp hoặc bản chưa chứng thực đi làm thủ tục nhà đất, xe cộ, nơi vốn yêu cầu hợp đồng ủy quyền đã công chứng. Lỗi cuối là ủy quyền những việc gắn với nhân thân, vốn không được giao thay.
Nhiều bộ hồ sơ làm thay còn thiếu giấy tờ cá nhân đi kèm. Khi nhờ người thân nộp hồ sơ xin việc hoặc nhập học thay, bạn chuẩn bị thêm bản khai cá nhân bằng công cụ tạo sơ yếu lý lịch để họ tên, ngày sinh, địa chỉ giữa các giấy tờ khớp nhau, chi tiết cán bộ tiếp nhận luôn đối chiếu đầu tiên.
- Đối chiếu họ tên, số căn cước công dân và địa chỉ của cả hai bên với giấy tờ gốc, rà lại danh sách đầu việc trong phần phạm vi cho đủ và đúng việc.
- Chốt thời hạn bằng mốc ngày cụ thể, kiểm tra yêu cầu chứng thực chữ ký hoặc công chứng của nơi tiếp nhận, và ký đủ số chữ ký nơi đó yêu cầu.
- In văn bản kèm bản sao giấy tờ tùy thân của hai bên; máy chưa có phần mềm đọc file thì mở và kiểm tra nội dung bằng Word Online của Công Cụ Việt ngay trên trình duyệt.
Câu hỏi thường gặp về giấy ủy quyền
Giấy ủy quyền có bắt buộc phải công chứng không?
Không bắt buộc với mọi trường hợp. Các việc thuộc bốn nhóm của Thông tư 01/2020/TT-BTP như nhận hộ hồ sơ, nhận hộ lương hưu và trợ cấp chỉ cần chứng thực chữ ký của người ủy quyền. Ngược lại, ủy quyền liên quan đến quyền sử dụng đất, nhà ở, hoặc mua bán và sang tên xe cần hợp đồng ủy quyền được công chứng hoặc chứng thực. Cách chắc chắn nhất là hỏi trước nơi sẽ tiếp nhận văn bản.
Ủy quyền cho người ngoài gia đình có được không?
Được. Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015 không giới hạn quan hệ giữa hai bên, người được ủy quyền chỉ cần có năng lực hành vi dân sự phù hợp với công việc được giao. Bạn bè, đồng nghiệp hay người quen đều có thể nhận ủy quyền. Ngoại lệ là vay vốn tại Ngân hàng Chính sách xã hội theo diện hộ gia đình, nơi quy định gắn với thành viên trong hộ, đúng trường hợp của Thông tư 01/2020/TT-BTP.
Giấy ủy quyền hết hạn mà công việc chưa xong thì xử lý thế nào?
Quyền đại diện chấm dứt khi thời hạn trong văn bản kết thúc, nên người đi thay không tiếp tục làm việc đó bằng tờ giấy đã hết hạn. Cách xử lý gọn nhất là lập giấy ủy quyền mới, hoặc thỏa thuận gia hạn bằng văn bản trước ngày hết hạn nếu công việc còn dở. Khi muốn dừng ủy quyền sớm hơn thời hạn đã ghi, bên ủy quyền thông báo cho bên được ủy quyền và nơi đang tiếp nhận hồ sơ, tránh tình trạng văn bản cũ vẫn được xuất trình ở quầy giao dịch.
Bài viết và mẫu văn bản trong công cụ của Công Cụ Việt chỉ mang tính tham khảo dựa trên Bộ luật Dân sự 2015 cùng các văn bản hướng dẫn đã nêu, không thay thế tư vấn của luật sư hoặc ý kiến của cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ của bạn.